Dags för upphandling? Tror du att den behöver vara sida upp och sida ner med skallkrav? Inte alls, inte allt i alla fall. I Helsingborg låter man en smart karta stå för viktiga delar när drift och skötsel ska upphandlas.
– Främst tror vi att det blir lättare som entreprenör att räkna på och lägga kostnadsanbud på förfrågningsunderlaget när man får en så bra geografisk överblick och på samma gång de exakta skötselkraven på varje objekt, säger Sofia Valentin.
Sofia är jobbar på avdelningen för drift och underhåll i Helsingborg Stad. Där är hon GIS-ingenjör, alltså ingenjör inom geografiska informationssystem – GIS.
Visar var objekt i staden finns
Det hon pratar om är en digital karta som visualiseras i en webbapp. Den gör det möjligt att visa var olika objekt i staden finns. Till dessa kan man koppla olika information, som en bild på en staty och instruktioner kring hur den ska skötas under året.
Det är underlaget till en sådan karta som Sofia ansvarat för att sammanställa. Det utgör en del av en upphandling kring skötsel av byggnader, konstverk och fontäner som Helsingborg Stad genomför. Helsingborg är en av få kommuner som inte utför underhåll av staden i egen regi utan upphandlar en entreprenör som hanterar det.
– Jag har varit ansvarig för det geografiska underlaget. Samlat ihop information och sett till att datan kompletteras där det behövts. Men det stora jobbet har framför allt mina kollegor gjort som dokumenterat alla skötselanvisningar för varje objekt och skrivit det förfrågningsunderlag som publicerats i en offentlig upphandlingsportal, förklarar hon.
Vill få uppdateringar automatiskt
Just nu testar hon på vilket sätt informationen om skötsel enklast och snabbast kan laddas upp till och visas direkt i kartan. Helst vill hon kunna koppla skötselinstruktionerna direkt mot den. Då räcker det att justera på ett ställe för att informationen i webbappen ska uppdateras automatiskt.
Vinnaren av upphandlingen kommer sedan kunna ha en något modifierad variant av kartan som arbetsverktyg, alltid fylld med den senaste informationen.
– Vi tror att det kommer göra det lättare för entreprenören att hitta var man har objekten som ska skötas om, att på plats kunna dubbelkolla hur de ska skötas, och se vad man ska göra under olika tider på året. I förlängningen tror vi även att det blir en bättre kvalitet på underhållet, säger Sofia.
