Allt fler inser att det finns stora vinster att göra med att göra data tillgängligt i organisationen, tvärs igenom avdelningar och silos. Här hjälper vi dig att komma igång.
Insikten att det krävs någon form av system för att på ett kontrollerat och kvalitetssäkrat sätt dela och sprida data smart i organisationen kommer nog rätt naturligt. Men innan ni kastar er in i att implementera ännu ett nytt system, säkerställ att ni väljer rätt.
1. Bestäm er för vad ni vill uppnå
Formulera ett tydligt syfte, det hjälper er att hålla riktningen. Varför vill ni göra data tillgängligt, vad vinner ni på det? Ett vanligt syfte med att göra data tillgängligt är att effektivisera verksamheten genom att låta fler göra mer men på ett smartare sätt.
När man gör det möjligt för de som inte har expertkunskaper i GIS att utföra enklare uppgifter med platsbaserade verktyg och kartor när och där de behöver det frigörs tid för GIS-experter och IT-avdelningar, vilka istället kan ägna sig åt mer avancerade uppgifter.
2. Inventera system och data
För att kunna dela data behöver man ta reda på vad man har och i vilka system. Data kommer från alla håll och kanter. Hur är systemen sammanlänkade? Vilka silos finns? Dokumentera vad som finns var. Finns dubbletter eller gamla versioner? Ta reda på orsaken.
3. Ta reda på verksamhetens behov
Ingen behöver alla data men alla behöver relevant data för sitt jobb. Ta reda på vilken typ av data olika verksamheter behöver, när man behöver den, på vilket sätt? Ska ni lyckas implementera ett system som stöttar hela organisationen behöver ni veta vad som efterfrågas.
4. Formulera en visionär kravspecifikation
Jag kallar den visionär därför att fokus i kravspecifikationen ska vara bidra till att tillgänggöra data, inte på att specificera vissa tekniska komponenter. Tekniken utvecklas alldeles för snabbt för att det ska vara en bra väg att gå. Vad man kan uppnå idag begränsas inte längre av teknik eller samverkan med andra verksamhetssystem.
5. Ta fram en strategi
Komna så här långt behöver ni bestämma er för en strategi. Det finns alltid flera sätt att nå fram till ett mål, men vissa kanske är en onödig omväg. En strategi hjälper er att välja den väg som smidigast leder er mot ert mål och hjälper er att fokusera resurser och tid.
Jag hoppas det här att satt igång tankarna på hur din organisation kan komma igång med att göra rätt data tillgängligt till de som behöver det!
Tips! På Holmen har man gått från kaos till klarhet genom att jobba målinriktat, utifrån verksamhetens behov och med en lösning som håller över tid:
