Med ArcGIS som nav går det att dela data både inom och mellan organisationer och externa parter. Oavsett vilken samarbetsform som är mest aktuell för just din verksamhet finns några gemensamma frågor ni bör ställa er och skapa samsyn kring. Här listar jag ett antal frågor för att hjälpa dig att komma igång med datadelning och effektivare samarbete med utgångspunkt i ArcGIS.
Att samarbeta digitalt på riktigt har många fördelar. Din organisation kliver in i en värld där till och med pdf:en ofta väljs bort vilket möjliggör till exempel automatiserade arbetsflöden och ökad transparens. Men också dessa fem fina fördelar, som sammanfattat innebär att du alltid har tillgång till det underlag du behöver, oavsett som du ska förädla data och information eller fatta ett avgörande beslut. Och såklart effektivare samarbeten som helhet, inom den egna organisationen såväl som med externa parter.
Kom igång med datadelning – frågor som klargör
Börjar det klia i fingrarna att ta nästa steg och komma igång med datadelning som förbättrar affärsresultaten? Då låter det som att det är dags att ni sätter er ner och börjar diskutera hur ert samarbete, internt såväl som externt, ska se ut.
Utgå gärna från följande frågor:
1. Vilket är det övergripande syftet? Vad vill ni uppnå med att dela data med varandra?
Börja med att se till att ni har en samsyn. När ni har den på plats blir den er vägvisare och gemensamma kompass.
2. Vilka slags data vill ni samarbete kring?
Datamängderna ökar konstant. Allt är inte relevant för alla. Identifiera vilka data som stöttar det utvalda syftet.
3. Hur vill ni kunna använda era gemensamma data? Vilka ska ha tillgång till era data?
Olika personer har olika behov. Vissa behöver bara ta del av slutsatser medan andra behöver jobba aktivt med data för att skapa underlag. Definiera vilka behov som finns för olika roller och individer inom och utanför organisationen och svara på till exempel:
- Ska alla i organisationen ha tillgång till alla delade data eller enbart ett urval av gemensamma data?
- Vilka behöver bara se data sammanställt i rapporter, presentationer och andra underlag? Vilka behöver kunna arbeta aktivt med data? Redigera eller lägga till nya data?
- Ska data kunna delas öppet till allmänheten eller externa aktörer? Vad ska de kunna göra med era delade data?
- På vilka sätt ska era data kunna användas rent tekniskt? Länkas in i olika webbtjänster till exempel?
4. Hur ofta ska era delade data uppdateras?
Vissa data kanske behöver uppdateras en gång om året, andra en gång i månaden. Vissa data behöver uppdateras mer eller mindre i realtid. Avgör utifrån era behov och vad som är viktigt för att ni ska kunna fatta beslut utifrån aktuella data.
5. Vem ansvarar för att ajourhålla era data?
Det kräver resurser att ajourhålla data. Säkerställ att ni har en pålitlig process för det och som alla litar på.
6. Vem säkerställer att ni har rätt metadata till alla data?
Metadata gör det möjligt att säkerställa att era data är aktuella men också sökbara. Det här steget är ofta förbisett men bra metadatahantering vinner ni på då det är det absolut bästa sättet att försäkra sig om gällande status på data.
Workshop hjälper er att komma igång med digitalt samarbete
Beroende på omfattning kan det vara skönt att få ytterligare stöd för att säkerställa att ni verkligen täcker upp alla behov men också krav och förväntningar som kan finnas inom såväl verksamheten generellt som från ledningsgrupp och styrelse. Då kan jag tipsa om denna workshop om att komma igång med just datadelning och informationsutbyte.
Skicka iväg en intresseanmälan så hjälper vi dig att se om det kan vara ett bra alternativ för er.
