Det är en utmaning att skapa effektiv förvaltning av sina tillgångar som minimerar underhålls- och driftskostnader samtidigt som man upprätthåller en hållbar verksamhet. Förvaltning är kostsamt men det går att optimera sina tillgångar och generera högre avkastning med rätt verktyg. Något som är positivt för både företag och investerare.

Den totala ägandekostnaden eller ”total cost of ownership”, TCO, är användbart för att få en korrekt nulägesbild för vad som generar kostnader. TCOn blir tydligast med en summerad nulägesbild där man enkelt får svaret kring tillgångars status och position för eventuella åtgärder för att sedan fatta rätt beslut.

Fyra åtgärder för minskad TCO

Genom att använda den geografiska platsen tillsammans med relevant data om verksamheten får man en digital visualisering. Platsen fungera då som en central referenspunkt. Det är värdefullt för att visualisera var underhåll bör ske, ekonomiskt utfall per anläggning eller annat typ av visualisering. Genom en summerad verklighetsbaserad nulägesbild får du bättre överblick över din situation och därmed bättre koll på tillgångarna. Det finns några viktiga åtgärder man kan vidta för att minska TCO.

1. Skapa en nulägesbild för bättre analys

Genom att summera relevant information eller data i en lättbegriplig vy kan du skapa bättre analyser. Med en dashboard kan ditt team se om en specifik anläggning kostar mer än andra anläggningar. Det blir enklare att identifiera vilken utrustning som är orsaken till den högre kostnaden såsom en äldre VVS-enhet exempelvis. Genom att förstå vad som hänt historiskt kan man även fastställa om det är bättre att ersätta en tillgång istället för att reparera den för att kunna minska TCO på lång sikt.

2. Skapa en förståelse för när underhåll bör ske

Fastighetsförvaltare kan dra nytta av GIS lösningar för att hålla reda på samtliga tillgångar och lokaler. Detta inkluderar exempelvis plats, ålder, skick, garanti och serviceförfrågningar. Information kan även användas för att förebygga underhåll och förlänga livslängden. Det betyder att man kan spara tid och pengar tack vare bättre samordning och förståelse av reparationer vid kontakt med entreprenörer. Det innebär att du kan förlänga livslängden på dina tillgångar samt minska risker med dyra reparationer.

Lösningen ovan illustrerar den totala planerade kostnaden under året för fiktiva case Bråvalla och Lindhagen. Dashboarden visar befintligt och planerat underhåll som går att filtrera.

3. Skapa bättre kommunikation med entreprenörer

Genom att visualisera alla anläggningar på en karta blir det enklare att kommunicera var reparationer behöver ske vilket också innebär bättre servicehistorik. Det gemensamma gränssnittet med entreprenörer och intressenter innebär att det blir enklare att planera för arbetet samt utförare förstår bättre var arbetet skall göras. Man kan exempelvis räkna ut hur många träd i en allé som behöver beskäras och ta en bättre diskussion med entreprenör för att förstå arbetets omfattning. Det innebär bättre kontroll på vad som behöver göras vilket minskat TCO då underhåll och reparationer blir effektivare.

4. Skapa möjlighet till uppföljning och information över tid

Genom att ha en översikt över utrustning och tillgångar över tid sparar man på underhåll. Säkerhet, installation och efterlevnad av material kan förhindra framtida reparationskostnader. Företag använder ofta traditionella metoder för att manuellt spåra det arbete som görs på sina anläggningar. Genom schemaläggningen av underhåll, reparationer och uppföljning landar man inte onödiga eller akuta underhållskrav.

Affärsnyttan med kartvisualisering vid fastighetsförvaltning

Att förstå var kostnader genereras kan vara en utmaning. Anläggningar med tillhörande tillgångar representerar en långsiktig finansiell tillgång och kostnad. Förvaltningen bör därför ske långsiktigt. Med rätt data, verktyg och processer på plats kan fastighetsförvaltare fatta bättre datadrivna beslut för att vidta rätt åtgärder och minska TCO och använda pengarna effektivare. Hanteringen av tillgångar och anläggningar kan ha stora effekter på kostnaderna samt säkra långsiktig verksamhet. Genom att ha samlat data över tid där kartan blir central kan du skapa bättre värde för både investerare och ditt företag.

Länktips: