Esri Sverige och Sweco har i ett innovativt partnerskap byggt en samrådsportal. Grunden för portalen är byggd på ArcGIS och syftet är att Swecos kunder ska hjälpas vidare i digitaliseringen av sina, ofta komplexa, samrådsprocesser.

Att ta fram en digital lösning för samrådsprocessen är något som Swecos Peter Granberg har funderat på i flera år. Han är GIS-samordnare för Swecos verksamhet inom IT för samhällsutveckling, den del av koncernen som bygger verksamhetsnära informationslösningar inom exempelvis transport-, miljö- och infrastrukturområdet.

På Sweco har vi fokus på innovation och utveckling och vi vill hjälpa våra kunder att jobba mer effektivt med nya verktyg. Jag har drivit frågan om samrådsportal i flera år – ett utvecklingsarbete som började med en behovsanalys inom alla våra verksamheter på Sweco. Nu har vi tillsammans tagit fram en riktigt bra lösning som vi kan erbjuda marknaden.

Lagom till coronavåren 2020 lanserades portalen som nu finns tillgänglig inför de årligen upp till 200 samrådsprocesser som Sweco driver.

Vad är egentligen ett samråd?

Ett samråd är en obligatorisk del av detaljplanearbetet och går ut på att samla in tidig kunskap om eventuella hinder eller problem som detaljplanen kan komma att stöta på. Länsstyrelsen, tillsynsmyndigheten och andra enskilda sakägare som kan antas bli särskilt berörda bjuds in för att lämna sina synpunkter.

Samrådsförfarandet regleras i miljöbalken och när det fungerar väl minskar risken för tidskrävande kompletteringar och överklaganden i tillståndsprocessen.

Bättre underlag skapas för beslut av framtida projekt och kvalitet, omfattning och effektivitet säkras. De närboende, kommunen och andra intressenter får möjlighet att tidigt komma med upplysningar och möjlighet att påverka inriktningen på projektet. Och alternativa skadeförebyggande åtgärder identifieras och miljöeffekter bedöms.

Allt detta är möjligt i Swecos samrådsportal!

Samrådsportalen till stor del byggd på ArcGIS

När visionen om en digital samrådsportal skulle förverkligas behövdes en teknisk plattform för att behandla de geografiska data som processen bygger på. Vissa myndigheter har liknande funktioner och nu ville Sweco försöka konceptualisera idén och kunna erbjuda samma kvalitet till både stora och små kunder.

– Vi har tidigare haft projekt som liknar det vi nu utvecklat på ArcGIS Online och som var mycket uppskattat och fungerade bra. Men eftersom våra kunder inte vill att data ska lämna Sverige så har vi nu installerat portalen inom Swecos väggar, vilket också möjliggör en mer utvecklad anpassning av bland annat grafiskt gränssnitt och mobilanpassning. Man kan säga att samrådsportalen till 90 procent består av ArcGIS out of the box-funktionalitet, därtill har vi lagt till en del automationer kring synpunktshanteringen.

För berörda intressenter i samrådsprocessen betyder portalen att allting blir mycket mer lättillgängligt.

– Kunderna får en bättre överblick och kan följa processen på ett helt annat sätt. Hos beställare kan det vara många olika avdelningar som ska ta del av materialet och i portalen är det lättare att belysa det viktigaste materialet till underlag för diskussionen. Ofta handlar det om ett mycket stort material som ska gås igenom på kort tid men i portalen kan granskningen effektiviseras, vilket ger stora tidsbesparingar. Den interaktion som intressenterna har i kartmaterial kan du aldrig få i pappersdokument, berättar Maria Sundesten som är teknikledare inom Swecos vatten- och miljöverksamhet och bland annat ansvarar för digitaliseringsfrågor och kunskapslyft.

Enkelt verktyg gynnar demokratin

Att göra samrådsprocessen mer effektiv och öka möjligheterna för fler att ta del av den är i slutänden en fråga om demokrati.

– Genom samrådsportalen skapar vi ytterligare en kanal för att nå ut till berörd samrådskrets. Traditionellt genomförs samråd antingen fysiskt eller skriftligt. Vid fysiska samråd finns det alltid berörda som inte har möjlighet att delta, vilket försvårar för att yttra sig i ärendet och skriftliga samråd kan utgöra en hög tröskel för synpunktsinlämnande. Samrådsportalen är därför ett bra komplement, då webbportalen kan nås från både telefon och dator, vilket möjliggör att fler målgrupper nu kan inkluderas. Digitalt samråd är dessutom en fördelaktig lösning i coronatider eftersom samråden kan genomföras trots att människor inte kan samlas för fysiska möten.

Maria fortsätter beskriva hur Sweco genom portalen skapar en interaktiv dialog och på så sätt kommer närmare intressenterna.

ArcGIS StoryMaps är ett utmärkt exempel på hur ny teknik kan skapa ökad tydlighet – både för att samla in information och för att förmedla samrådskommunikation på ett enklare sätt. Vid traditionella samråd är det ett stort jobb att hämta in och sammanställa synpunkter från samrådet. I samrådsportalen struktureras alla inkomna synpunkter vilket underlättar fortsatt analys och omhändertagande av dem. För de som är berörda av samrådet struktureras, förenklas och visualiseras materialet i rapporten så att informationen blir mer tillgänglig, till exempel kan de gå in och klicka på en karta för att få information om av vad just de är intresserade av, det går också att få ett utsnitt av rapporten med förenklad text.

Sweco fortsätter att utveckla samrådsportalen med ArcGIS som grund och nästa steg är att ge privatpersoner möjlighet att komma åt slutna samrådskretsar.

– Genom att identifiera sig vid synpunktslämnande så säkrar vi den demokratiska processen så att vi vet att de som i lagens mening är berörda av samrådet också är de som fått lämna synpunkter samt att möjligheten att lämna synpunkter inte missbrukas, säger Maria.

Länktips: