Framgångsrik verksamhetsplanering skapar energi och fokus. Verksamhetsplaneringen är därför ett viktigt verktyg för att få genomslag för och drivkraft kring geografisk IT som levererar verklig verksamhetsnytta. Processen ger dig kort sagt ett gyllene tillfälle till målinriktad dialog med andra delar av organisationen om hur GIS-tillämpningar kan bidra som strategiskt viktig resurs.
I det här blogginlägget har jag samlat tips och råd kring hur GIS får genomslag i verksamhetsplaneringen.
1. Linjera med mål som genererar verksamhetsnytta
För att lyckas är det helt centralt att det finns mål som bottnar i verksamhetsnytta att utgå från. De kan finnas i en geospatial strategi eller vara dokumenterade på annat sätt. Var de än finns; gå alltid tillbaka till fastställda mål och låt dem vara utgångspunkt för kunskapsutbyte, diskussioner, formuleringar och beslut i verksamhetsplaneringen.
2. Lär dig behärska konsten att prioritera
Viljan är stor, men ofta är ambitionerna ärligt talat inte helt realistiska. Målen ska kort sagt inte vara fler än att organisationen mäktar med att omsätta dem till handling. För att få en hanterbar plan som verkligen driver mot resultat gäller det därför att prioritera hårt och rätt. Modellen nedan hjälper dig att fokusera på aktiviteter som genererar ett stort värde och är genomförbara, samtidigt som du undviker sådant som innebär stor risk och ger liten effekt.
3. Involvera och engagera organisationen
Verksamhetsplaneringen ska skapa fokus och engagemang både i verksamheten i stort och hos den enskilde medarbetaren. Ömsesidig förståelse för olika delar av organisationen och deras mål och behov bäddar för en riktigt fruktbar planeringsprocess. Dialog med andra organisationsdelar är kort sagt en förutsättning för att GIS ska generera mer och verklig verksamhetsnytta. Utforska om det finns befintliga eller potentiella GIS-tillämpningar som skulle kunna bidra till att enskilda organisationsdelar når sina mål. Ibland kan det till och med vara bra att ta in någon utifrån som ställer frågor, gör analys och dokumenterar. Ja, någon som helt enkelt hjälper dig att se på verksamheten med nya ögon.
4. Säkerställ resurser och kompetens
Ta tillfället i akt att under verksamhetsplaneringen säkra att de resurser och den kompetens som krävs för att GIS och geografisk intelligens med kraft ska kunna bidra till att verksamheten i stort når sina mål. Ansvar och befogenheter måste dessutom möta kravet på framåtdrift. Självklart är det helt centralt att ledningen är delaktig.
5. Missa inte att följa upp och justera
Verksamhetsplanen är nedskriven och innehållet kommunicerat. Nu gäller det att ha koll på att den efterlevs. De aktiviteter och nyckeltal som knyts till planen gör att status blir spårbart. Återbesök planen regelbundet för att säkerställa att framsteg görs och att verksamheten driver mot målen. En viktig del av uppföljningen är att se om planen behöver justeras eller om resurser används på fel sätt.
Verksamhetsplaneringen synliggör GIS
Genom att på det här sättet ta dig an verksamhetsplaneringen på ett medvetet sätt kommer alltså GIS, och i förkommande fall även den geospatiala strategin, att synliggöras i organisationen. I praktiken handlar det om att jobba aktivt för att verksamheten som helhet verkligen drar nytta av teknik de redan har för att nå sina mål.
Länktips:
