Din organisations GIS-portal är den centrala ingången till mängder av värdefulla data, kartor och appar. Att se till att verksamheten hittar det innehåll de behöver snabbt och effektivt är därför en viktig, men inte alltid helt enkel, uppgift. I mångt och mycket handlar det om att jobba så proaktivt som möjligt med struktur, ordning och reda. Tänk kort sagt långsiktigt, se till helheten och undvik att skapa strukturer och administration för enstaka behov.
I ArcGIS har din organisation en plattform och portal som är både robust och skalbar. Något som i sin tur ger de förutsättningar du behöver för att möta verksamhetens behov av tillförlitliga data och funktionalitet när och där det behövs. Både idag och i framtiden.
Nå resultat med användaren i centrum
Det här är fyra tips och råd som hjälper dig att jobba med organisationens GIS-portal på ett långsiktigt hållbart sätt. Du har hört det förut, men det tål att upprepas:
1. Sätt användaren i fokus– Portalens uppgift är enkelt uttryckt att tillgängliggöra det innehåll olika verksamhetsben och användargrupper behöver på ett säkert och användarvänligt sätt. En framgångsrik portal sätter därför verksamheten och användaren i fokus. Det innebär i sin tur att det är viktigt att känna till och vara uppdaterad kring verksamhetens verkliga behov och krav.
2. Säkerställ ordning och reda – Det spelar roll hur portalen och dess innehåll struktureras. Kort sagt eftersom det lägger grunden till både säkerhet, tillförlitlighet och användarvänlighet. Dra därför nytta av och använd ArcGIS roll- och behörighetshantering. På så sätt kan du styra och ha kontroll över vem som ser och kan göra vad i portalen. Sätt också upp grupper utifrån till exempel organisation eller projekt. Och skapa kategorier baserat på teman och typ av innehåll. I båda fallen blir resultatet att det blir enklare att filtrera fram och hitta innehåll.
Förutsättningar för stabil portal
3. Håll koll på hur portalen används och mår – Underskatta inte värdet av att ha koll på och förstå hur organisationens portal används. Det finns verktyg som hjälper dig att övervaka ArcGIS-portalen och som även levererar automatiserade rapporter om du så vill. Genom att använda verktygen får ansvariga varningar när portalen inte fungerar som den ska. Det blir möjligt att löpande upptäcka fel och kvalitetsbrister i innehåll. Du får stenkoll på hur innehåll delas, något som är viktigt inte minst ur säkerhetssynpunkt. Och mycket mer. För det är först när ansvariga har koll på läget portalen kan optimeras fortlöpande, och dess resurser kan nyttjas mer och bättre av fler.
4. Etablera policys och planer – Riktlinjer för hur portalen ska hanteras är ett viktigt verktyg för att få den styrning och ordning som krävs för att nå framgång. Ramar och regler för struktur, format, namnsättning och metadata ger en tydlighet som bäddar för en verkligt användbar och effektiv portal. Policys för behörighetshantering och vem som får göra vad med data och annat innehåll är i sin tur nödvändigt med tanke på både säkerheten och tilltron till portalen. En förvaltningsplan är ett annat viktigt dokument och en förutsättning för en stabil portal som lever upp till verksamhetens förväntningar.
Utan människor ingen portal
Avslutningsvis vill jag påminna om vikten av att säkerställa kompetens, avsätta resurser och tydliggöra ansvar. Portalen ska tjäna sina användare. Och för att den ska kunna göra det måste det finnas medarbetare – både inom GIS och IT – som har ansvar och tid att jobba aktivt med GIS-portalen så att den mår bra och levererar.
Länktips:
