Vattenfall, en av Sveriges största fastighetsägare, skapar nu förutsättningar för att få en sammanhållen översikt av sin fastighetsinformation. Trots att Vattenfall äger och nyttjar många fastigheter och anläggningar har de hittills inte haft någon sammanhållen och enhetlig styrning över sitt fastighetsägande eller kontroll på gällande tillstånd och rättigheter. För att få insyn och översikt började Vattenfall 2021 resan med att bygga ett helt nytt gemensamt fastighetsförvaltningssystem; VattenFast.
Vattenfall är lagfaren ägare till över 2.000 fastigheter och taxerad ägare till mer än 33.000 anläggningar som står på annans fastighet. Verksamheten bedrivs på fastigheter som Vattenfall antingen äger eller har servitut för. Och det finns över 200.000 servitut, ledningsrätter eller andra former av nyttjanderätter såsom arrenden. Den komplexa informationen innebär att det är svårt att hantera och överblicka förvaltningen.
VattenFast ska därför möjliggöra ett digitalt arbetsflöde kring fastighetsförvaltning som kommer att leda till minskat repetitivt arbete och förbättrade underlag vid utredningar. Det innebär bättre kvalitet och snabbare ledtider vid förvaltningen. Jag har haft förmånen att få prata med Lina von Gegerfelt, produktägare och systemförvaltare för just VattenFast.
Effektiv förvaltning med skräddarsytt fastighetsförvaltningssystem
Det bolag som fick uppdraget att skapa ett ISO 27001-certifierat system var B3, som har relevanta erfarenheter från andra uppdrag. För att VattenFast skulle bli ett system som kan nyttjas av många olika bolag var det viktigt att allas önskemål blev hörda. Därför valde man att bygga systemet med hjälp av ett agilt arbetssätt. Fokus har varit att leverera maximalt värde för slutanvändaren. Eftersom man ville att kartan skulle vara i centrum blev det ett enkelt val att bygga systemet med en integration med ArcGIS Enterprise.
Bättre översikt genom konsoliderad information
Det fanns tidigare flera olika system för att hålla reda på Vattenfalls tillgångar. Inga av dessa system pratar med varandra utan är isolerade inom enskilda bolag, vilket gjorde det svårt att få en total överblick.
I VattenFast konsolideras information från alla fastighetsägande bolag tillsammans med information från fastighetsregistret, som hämtas från Lantmäteriet var tredje månad.
I och med att systemet används av flera bolag finns det en tydlig behörighetsstyrning där användare för respektive bolag enbart har tillgång till information om sin verksamhet. Systemet ger användare behörighet att se information som är relevant för hen. Det går även att skapa behörighet för att kunna dela och få tillgång till andra bolags information beroende på behov.
Tydligare och snabbare överblick med kartor
Det användare av VattenFast bland annat upplever ger värde och nytta med systemet är att få möjligheten att se fastigheter på kartan.
Användare kan klicka på objekt och få upp all relaterad information om dem, samt se vilka eventuella byggnader, anläggningar och rättigheter som finns på fastigheten. Detta gör att det går snabbt att få en överblick över vad som gäller på fastigheten.
I kartan har användaren också möjlighet att tända upp information om riksintressen, skyddad natur, planer, bestämmelser och rättigheter med mera. Detta är något som Lina ser som viktigt då det ger användarna möjlighet att se vilka förhållanden som råder och som man kan behöva ta hänsyn till i sin fastighetsförvaltning.
Nyttor som Lina von Gegerfelt ser att man får med hjälp av VattenFast är bland annat att man:
- Vet vad man äger och förvaltar
- Får kontroll på intäkter och utgifter kopplade till avtal
- Skapar förutsättning för en effektiv förvaltning
- Får tillgång till samma aktuella och historiska information
- Har kontroll på anläggningsvärden
- Har rätt taxeringsvärden
- Betalar rätt fastighetsskatt
- Försäkrar rätt tillgångar
- Minskar risken för personberoende
- Tar beslut baserad på korrekt och aktuell information
VattenFast släpptes i sin första version till slutanvändarna i augusti 2023, fulladdat med massor av bra funktionalitet. För att systemet ska kunna användas fullt ut av alla bolag ska det utvecklas vidare, något man kommer att göra under 2024.
Länktips:
