Framgångsrik fastighetsförvaltning ställer krav på ett väl fungerande samspel mellan personal på kontoret och mobila medarbetare som jobbar på plats ute i fastighetsbeståndet. Något som i sin tur förutsätter tillgång till gemensam information. Därför finns det mycket att vinna på att systematisera och digitalisera flödet av data och information i arbetsprocesser för drift och förvaltning.
Att sätta verktyg och gränssnitt för en datadriven lägesbild i händerna på verksamheten ger kort sagt helt nya möjligheter att fatta väl underbyggda beslut, operativt såväl som prediktivt. Träffsäkra beslut som bäddar för effektivitet, säkerhet och hållbarhet i verksamheten.
Tillgång till tillförlitlig information i hela arbetsflödet
Verksamheter inom fastighetsförvaltning får märkbar utväxling på att säkra en obruten digital kedja av data och information i sina arbetsflöden. Ett komplett GIS (geografiska informationssystem) är IT som har kapacitet att lösa hela flödet end-to-end. Effektivt och säkert från dataförsörjning via visualisering, rapportering och analys till samarbete och utbyte av data och information. Samtidigt som manuella arbetsmoment, liksom risken för informationsförlust, kan minimeras. Så här funkar det:
Planering och utförande av underhåll
Medarbetare som jobbar med planering har stor nytta av en samlad ingång till relevanta data från olika system och andra datakällor. Datadrivna kartor kopplar samman och visualiserar spridda data, och är därför ett kraftfullt stöd för att överblicka, identifiera och prioritera behov av underhåll och åtgärder.
I praktiken är det helt enkelt ett verktyg som hjälper ansvariga att säkerställa att rätt uppgift utförs med optimal resurs vid rätt tidpunkt.
Utförande personal har sedan tillgång till relevanta data i sina mobila enheter. Aktuell och detaljerad information om tilldelade ärenden, inklusive exakt geografisk position för dem, ökar effektiviteten i arbetet. Medarbetarna har rollbaserade digitala verktyg som gör att de även kan dokumentera status direkt på plats, vilket gör att aktuell information direkt blir tillgänglig hos kollegorna på kontoret.
Det innebär till exempel att kundtjänsten har tillgång till aktuell information som gör att de kan ge kunder snabba och korrekta svar.
Vyer för uppföljning och rapportering
Smarta datavisualiseringar och dashboards gör det dessutom möjligt att snabbt överblicka och utvärdera status och KPI:er. Enskilda dataset speglar ett perspektiv. Genom att kombinera dem i en och samma visuella kartvy synliggörs viktiga samband och mönster; hur tillgångar och resurser förhåller sig till varandra och omvärldsfaktorer.
Ansvariga drar nytta av detta för att analysera utförda åtgärder, identifiera förbättringsområden, göra prognoser för underhållsbehov, optimera energiförbrukning och mycket mer.
Informationsflöde i fastighetsförvaltning
Sammanfattningsvis är alltså ett effektivt och säkert informationsflöde en framgångsfaktor i fastighetsförvaltning. Data är bränslet i digitaliserade arbetsprocesser. Därför måste det vara enkelt att hitta, förstå och använda de data och information rollen och arbetsuppgiften kräver.
Länktips:
