Guide: Så förstår du verksamhetens behov av GIS

Alla i din organisation har kanske inte full koll på vad GIS är, men många har ändå en aning om att det handlar ”kartor och data”. Däremot är det ofta svårt att se hur teknologin skulle kunna ge konkret nytta i det dagliga arbetet. Dialoger fastnar därför på en abstrakt nivå. Ofta landar samtalen alldeles för snabbt i tekniska lösningar. Men om du istället lyckas vända på perspektivet och får till samtal som utgår från verksamhetens faktiska utmaningar, öppnas dörren för att verkligen skapa långsiktigt hållbart värde med GIS.

ArcGIS-plattformen erbjuder som bekant en stor bredd av appar, verktyg och funktioner att applicera på behov i de flesta verksamhetsben. Det är en styrka, men det kan också vara svårt att greppa alla möjligheter. Vägen till mer nytta och värde startar när du är aktivt nyfiken på verksamhetens utmaningar och behov.

Dialog i fem steg bäddar för värde

De här tipsen guidar dig genom just en sådan värdeorienterad dialog med kollegor från olika delar av verksamheten:

1. Förbered dig och ställ rätt sorts frågor

Förberedelse bäddar för förtroende. Därför är det väl investerad tid att läsa på och ta reda på vad verksamheten arbetar med just nu. Då blir dina frågor mer relevanta och du visar att du är intresserad av dina kollegors vardag och sammanhang. Fokusera på att ställa öppna frågor som bjuder in till berättande: ”Vad är det som tar mest tid idag?” eller ”Vilken information önskar ni att ni hade tillgång till när ni ska fatta beslut?”. Undvik tekniska GIS-termer. Målet är att fånga behov, inte att presentera en lösning.

2. Förstå mål och visioner

Många behov går inte att formulera på ett tydligt sätt förrän man ser hur de är kopplade till övergripande mål. Därför är det viktigt att lyfta blicken. Fråga om långsiktiga prioriteringar: ”Vad är ert långsiktiga verksamhetsmål?” eller ”Vilken förändring vill ni uppnå om tre år?”. Det ger en ram som hjälper både dig och dina kollegor att förstå och prioritera vilken typ av GIS-stöd som faktiskt skapar nytta och värde.

3. Förtydliga målgrupper och mätetal

Olika målgrupper har olika behov. En servicetekniker i fält behöver exempelvis inte samma typ av verktyg som en driftsansvarig inne på kontoret. Ta reda på vem som ska använda lösningarna och i vilka situationer. Be också om exempel på hur framgång mäts: ”Vilka nyckeltal eller KPI:er använder ni för att följa upp och utvärdera era processer?”. Den informationen gör det möjligt att koppla GIS-tillämpningar till konkreta resultat och effekten blir mätbar.

4. Använd scenarier och hypotetiska frågor

Det kan trots allt vara svårt att föreställa sig vad GIS kan bidra med. Hjälp till genom att ställa hypotetiska frågor: ”Om ni kunde se era resurser på en karta i realtid, hur skulle det förändra ert arbete?”. Genom att använda konkreta scenarier från vardagen blir det enklare att se en målbild framför sig och därmed formulera ett behov.

5. Avsluta med sammanfattning och nästa steg

Summera alltid vad du har hört och få det bekräftat: ”Jag hör att det viktigaste för er är att fokusera på att förbättra…”. Det visar att du lyssnat och minskar risken för missförstånd. Sätt också rätt förväntningar på vad som händer i nästa steg: Behövs ett nytt möte, ytterligare behovsanalys eller en pilot? Tydligheten gör att dialogen leder vidare och inte rinner ut i sanden.

Kartlägg behov med matris

Med nyfikenhet och kloka frågor kommer du långt. Men för att tydliggöra en komplex behovsbild behövs ofta något mer. En matris eller canvas är ett bra verktyg att använda för att strukturera upp och dokumentera de behov dialogen fångar. Matrisen fungerar i praktiken som en gemensam bild av verksamhetens behov, och är ett värdefullt stöd i prioriteringar.

Håll matrisen enkel och på en lagom detaljerad nivå. Åtminstone till att börja med. I ett senare skede sätter bara behoven och kreativiteten gränser för hur du kan utveckla just din canvas och arbetet med den. Men jag föreslår att du börjar så här:

Sätt ArcGIS tekniska förmågor på x-axeln
På y-axeln placerar du relevanta processer och arbetsflöden i din organisation
Använd matrisens celler för att notera behov GIS kan möta i respektive skärningspunkt mellan teknisk förmåga och verksamhetsprocess

Verktyg som hjälper dig att hantera behov

Avslutningsvis vill jag passa på att tipsa om Esris relativt nya verktyg för ”GIS Request Management”. Här får du ett gränssnitt om hjälper dig att överblicka och hantera verksamhetens behov; från förfrågningar som kopplas till strategiska mål, till prioritering och uppföljning av status. Verktyget är tillgängligt kostnadsfritt för organisationer som har ArcGIS Enterprise eller ett ArcGIS Online-konto. Kom igång snabbt genom att anlita konsulthjälp från oss.

Länktips:

Om skribenten: Oscar Monell - Teamchef Customer Development

Oscar drivs av en passion för geospatial information, dess användning inom alla områden och hur kunder och användare på bästa sätt kan dra nytta av geografiska informationssystem. Oscar har mångårig erfarenhet av att både arbeta praktiskt i ArcGIS och av att se hur tekniken och funktionerna kan omvandlas till faktiska affärsvärden i alla slags organisationer och verksamheter.