Det går inte att bortse från att ArcGIS idag är ett enterprise-system. En strategiskt viktig del av organisationens IT-miljö med kapacitet att samla, förädla och dela geodata på tvären i hela verksamheten. När GIS växer i betydelse ökar också behovet av styrning och governance. I praktiken handlar det om att säkerställa en struktur och tydlighet kring hanteringen av plattformen som skapar förutsättningar för tillit och användning. Med målsättningen att fler ska kunna bidra och dra nytta av teknologin naturligtvis.

För att GIS ska leverera långsiktigt värde behöver styrningen ses som en strategisk fråga, inte en teknisk detalj.  Lite förenklat gäller det att sätta ramar för hur data hanteras, vem som ansvarar för vad och hur kvalitet säkras över tid. Det gör att ArcGIS kan användas brett och tryggt i exempelvis samhällsplanering, hantering av infrastruktur, fastighetsförvaltning eller beredskap.

Det här är fyra råd till dig som vill ta steg framåt i jobbet med GIS-governance:

1. Gör governance till en del av den geospatiala strategin

För att GIS ska ge långsiktig effekt måste styrningen av ArcGIS-implementationen lyftas in i både den geospatiala och IT-strategin. I slutänden handlar det om att se till att GIS får samma status och prioritet som andra delar av organisationens digitala infrastruktur.

På så sätt begränsas teknologin inte till att lösa enstaka behov i punktlösningar, utan kan användas både för att driva förändring och skapa värde i hela verksamheten.

2. Bra styrning är en möjliggörare, inte ett hinder

Governance som gör skillnad är stödjande snarare än kontrollerande. Nyckeln till att lyckas är därför att ge mandat att agera inom tydliga ramar. Syftet är inte att begränsa engagemang eller initiativ, utan att skapa en trygg grund som öppnar upp för att fler att använda GIS för att samarbeta och fatta beslut. Rätt styrning ger med andra ord förutsättningar att låta verksamheten bidra med innehåll, ta fram appar och utveckla nya användningsområden på sätt som är hållbart på både kort och lång sikt.

3. Ge stöd i form av vägledning och tydliga policys

Utgångspunkten är alltså att ge medarbetare trygghet i hur de får och bör agera. Ett förtroende som i sin tur bäddar för tilltro till GIS-portalens innehåll och därmed både mer och bredare användning av GIS i verksamheten. För att det verkligen ska fungera behövs tydliga policys och praktisk vägledning kring:

  • Användarhantering – Hur hanteras användare och behörigheter i plattformen? Vilka roller finns, hur ges åtkomst och hur säkerställs att rätt personer har rätt rättigheter?
  • Innehållshantering – Vilka riktlinjer gäller för att skapa, publicera och underhålla innehåll? Vem ansvarar för kvalitet, aktualitet och struktur för kartor, analyser och appar?
  • Datahantering – Hur organiseras och delas data på ett säkert och tillförlitligt sätt? Vilka regler och rutiner finns för lagring, META-data, publicering, delning och uppdatering av geodata?

4. Tydliga roller bygger tillit och frigör tid

Tydligt ägarskap, roller och mandat är en grundläggande förutsättning för tillit och effektivitet. När ansvarsfördelningen är väl synlig och förankrad blir det enklare att samarbeta, dela data och skala upp användningen utan att tappa kontroll. Alla ska helt enkelt veta var den data och information de behöver finns, och dessutom lita på att den är aktuell.

Fungerande styrning gör dessutom att tid och energi frigörs. Personberoenden minskar och processer blir tydligare. Det gör att GIS-funktionen kan lägga fokus på att ta fram och leverera riktigt vassa GIS-tillämpningar till verksamheten, snarare än att släcka bränder och utföra uppgifter på rutin.

Smart styrning tydliggör GIS som strategisk resurs

Konsekvent styrning gör alltså att din organisation kan få ut mer av och växa med sitt GIS – utan att tappa kontrollen.

Använd governance som ett verktyg för att minska friktion i användningen, stärka förtroendet för data och positionera ArcGIS som det enterprise-system plattformen faktiskt är.

Styrningen av GIS behöver vara en angelägenhet för hela organisationen. Så förankra governance-modellen väl. Och du, glöm inte att den måste ses över och anpassas efter nya förutsättningar och behov. Genom att jobba aktivt med styrningen blir det dessutom ännu tydligare att GIS är en strategiskt viktig resurs som skapar verksamhetnytta.

Länktips: