När data kan röra sig sömlöst mellan olika faser och roller händer nämligen något mer än att ledtider och manuell handpåläggning minskar. En viktig effekt är att informationen inte tappar aktualitet, kontext eller kvalitet, vilket i sin tur gör det möjligt att förstå vad som händer i verksamheten bättre och snabbare. För att sedan agera på det medan informationen fortfarande är relevant.
Information ger operativ kontroll
Tillgången till tillräckligt aktuell, tillförlitlig och sammanhängande information ger med andra ord en samlad lägesbild som gör det möjligt att arbeta mer proaktivt, identifiera problem och möjligheter tidigare, samt agera när något händer.
Vetskapen om vad som händer, var det händer och vad som behöver göras härnäst ger kort sagt en värdefull operativ kontroll.
Fler appar är inte lösningen
Nästa steg är alltså varken fler appar eller att digitalisera fler enskilda arbetsuppgifter i fält. Det mobila kontoret blir mer effektivt först när information kan följa med genom hela processen.
Fokusera därför på att knyta ihop informationsflödet mellan fält och kontor.
I praktiken handlar det om att säkerställa en sammanhållen digital kedja där information registreras en gång – vid källan, exempelvis vid inspektion i fält – och sedan flödar med genom verksamheten utan manuell överföring mellan personer, dokument eller system. Från planering och arbetsorder, via inspektion och dokumentation i fält, till uppdaterad information för analys, prioritering och återkoppling.
Så mäts framgång med mobila kontoret
Förutom att det sparar mycket tid, minskar också risken för informationsförlust när arbetet fortskrider. Något som vässar både verksamhetens besluts- och handlingskraft.
Framgången i digitalisering och av det mobila kontoret mäts alltså inte i antal appar eller digitala formulär. Utan i hur snabbt rätt information når rätt person, hur hög kvaliteten på data är och hur snabbt organisationen kan agera på informationen.
Fyra råd om nästa steg
En komplett GIS-plattform, som ArcGIS, kan knyta ihop processer, data och system i ett sammanhängande flöde – från fält till kontor och tillbaka. Det här är råd som hjälper dig och din verksamhet att ta nästa steg i digitaliseringen med stöd av plattformen:
1. Utgå från arbetsflödet – inte appen
Börja med att kartlägga den uppgift verksamheten ska utföra och bygg det digitala arbetsflödet runt det. I ArcGIS ekosystem finns sedan appar för alla delar av processen. Oavsett om du ska sätta upp verktyg för planering och mobil arbetsorder, inspektion och dokumentation i fält, eller vyer för analys, prioritering och beslut för medarbetare på kontoret.
2. Eliminera de digitala glappen
ArcGIS-plattformen kompletterar – ersätter inte – verksamhetens befintliga system. Dra nytta av dess omfattande förmåga till integration av system och data för att skapa en obruten digital kedja där data och information rör sig sömlöst genom arbetsprocessen utan onödig manuell överlämning. Oavsett om den är insamlad i fält eller har sitt ursprung i ett annat verksamhetssystem.
3. Ta hävstång på geografisk kontext
GIS berikar insamlade data med ett geografiskt sammanhang som det gör det möjligt att se mönster, samband och följa utveckling på ett unikt sätt. Medarbetare får därmed tillgång till aktuell och greppbar information om vad som har observerats var och hur det påverkar verksamheten, vilket i sin tur gör att den operativa förståelsen och kontrollen ökar.
4. Gör informationen användbar för olika roller
Låt verksamheten utföra sina arbetsuppgifter utifrån en gemensam datagrund. Men glöm inte att olika roller behöver få informationen till sig på olika sätt. Det är därför viktigt att sätta upp rollbaserade vyer och digitala verktyg. ArcGIS omfattar konfigurerbara appar för att skapa användargränssnitt för både insamling av data eller hantering av information i fält, och tillgång till och analys av information för arbetsuppgifter på kontoret.
Satsa på ett sammanhållet informationsflöde
Det mobila kontoret når alltså sin fulla potential först när information inte stannar i fält eller någon annanstans i arbetsflödet.
Att data och information kan följa verksamheten hela vägen från observation till beslut och åtgärd är kort sagt en framgångsfaktor. Ett sammanhållet digitalt informationsflöde gör det möjligt att arbeta utifrån en gemensam och aktuell bild av läget oavsett var arbetet utförs. Det stärker organisationens förmåga att förstå vad som händer, prioritera rätt och agera snabbare. I slutänden är det en fråga om att vässa förutsättningarna att nå verklig operativ kontroll.
Lästips
Guide: Samlad ingång till spridda data
Lämna din e-postadress så skickar vi guiden.
