Den här FAQ:n riktar sig till dig som vill få ut mer värde av organisationens investeringar i GIS. Här hittar du svar på vanliga frågor om hur GIS blir en gemensam verksamhetsförmåga som stärker beslut, effektiviserar arbetsprocesser och bidrar till organisationens mål. Expandera frågan så får du svaret.
Prioriteringar
Börja inte med att fråga vad GIS kan göra, utan var verksamheten har störst behov av bättre information, beslut eller arbetssätt. Leta särskilt efter processer där platsen har betydelse för att förstå situationen, prioritera resurser, minska risker eller planera och följa upp insatser.
Bra frågor att ställa är:
- Var fattar vi beslut där geografisk information skulle kunna göra skillnad?
- Var hanterar vi idag information manuellt eller i flera separata system?
- Var finns onödiga ledtider, dubbelarbete eller informationsbrister?
- Var skulle en gemensam lägesbild kunna förbättra samverkan?
Prioritera sedan de möjligheter där geografisk information kan ge tydlig och mätbar verksamhetsnytta.
Utgå från organisationens mål och viktigaste utmaningar, inte från teknikens förmågor. Bedöm varje möjlighet utifrån vilken nytta den kan skapa, hur många som berörs och hur väl den stödjer verksamhetens strategiska prioriteringar.
Ett bra användningsfall bör kunna svara på:
- Vilket verksamhetsproblem löser vi?
- Vilket beslut eller arbetsflöde förbättras?
- Vem får nytta av förändringen?
- Hur kan vi mäta effekten?
På så sätt blir GIS en del av verksamhetens prioriterade utveckling, snarare än en separat teknisk agenda.
Det behövs både gemensam riktning och tydliga förutsättningar för att data, teknik, kompetens och ansvar ska hänga ihop och tillsammans ge effekt.
Det handlar bland annat om att:
- Förankra GIS i verksamhetens mål och prioriteringar
- Tydliggöra ansvar för data, teknik och förvaltning
- Skapa gemensamma arbetssätt och informationsflöden
- Göra GIS tillgängligt för olika roller och verksamheter
- Bygga kompetens och samverkan mellan GIS, IT och verksamheten
När dessa aspekter samspelar maxas förutsättningarna att investeringen i GIS ska ge önskat resultat.
Verksamhetsnytta
Data i sig skapar ett begränsat värde. Värdet uppstår när tillförlitliga data är tillgängliga, begripliga och används i rätt sammanhang. Därför är det viktigt att:
- Identifiera vilka data som behövs för att möta verksamhetens behov
- Fastställa ansvar för kritiska datamängder
- Säkerställa datakvalitet och aktualitet
- Integrera GIS-data med verksamhetssystem
- Kombinera data från olika källor i rollbaserade vyer
En enkel tumregel är att kvaliteten på insikter och beslut aldrig blir bättre än kvaliteten på data.
GIS skapar störst värde när geografisk information integreras direkt i verksamhetens arbetsflöden.
Börja med att identifiera och kartlägga processer där platsen är viktig för att fatta beslut, prioritera resurser eller planera insatser. Här blir GIS värdefullt som nav i en obruten digital informationskedja – från datainsamling via analys och beslut till åtgärd och återkoppling.
Exempel:
- En handläggare får automatiskt tillgång till relevant datadriven karta direkt i sitt ärende.
- Fältpersonal rapporterar status och avvikelser via mobila appar istället för manuella rutiner.
- Driftansvariga prioriterar insatser baserat på kartbaserade analyser och realtidsdata.
- Chefer följer verksamhetens status i dashboards istället för att sammanställa information från flera källor.
Bredda med fördel användningen succesivt. Ett framgångsrikt arbetssätt är att:
- Identifiera prioriterade verksamhetsbehov
- Välja konkreta användningsfall
- Skapa lösningar som snabbt kan ge effekt
- Skala vidare till fler processer och användargrupper
- Etablera långsiktiga arbetssätt
En tydligt övergripande vision och strategi bäddar i sin tur för framåtdrift i utvecklingen av GIS-användningen som helhet. När det kommer till tekniken är ArcGIS-plattformen flexibel och skalbar. Nyckelfunktionerna finns där när du behöver dem.
Organisation
Tydliga roller och ansvar, gemensam styrning av data och arbetssätt, samt nära samverkan mellan verksamhet, IT och GIS-funktion är viktiga förutsättningar.
Konkret handlar det om:
- Tydligt dataägarskap och ansvar för informationskvalitet
- Verksamhetsövergripande prioriteringar som kopplar GIS till verksamhetens mål
- Samverkan mellan verksamhet, IT och GIS kring behov, utveckling och förvaltning
- Kompetensutveckling som gör geografiska insikter tillgängliga för fler
- En hållbar förvaltningsmodell för data, applikationer och arbetsprocesser
När ansvar, styrning och samarbete fungerar väl blir GIS en gemensam organisatorisk förmåga som stödjer beslut och arbetsprocesser i hela verksamheten.
GIS-avdelningen behöver ta en verksamhetsutvecklande roll och blir därmed en möjliggörare för verksamhetens digitalisering. Skapa värde genom att:
- Förstå verksamhetens mål, processer och utmaningar
- Omsätta verksamhetsbehov till användbara GIS-tillämpningar
- Knyta ihop data, system och arbetsflöden
- Säkerställa att appar och vyer är användbara för olika roller
- Föra kontinuerlig dialog med verksamhet och IT
- Jobba proaktivt med förvaltning och styrning av GIS-implementationen
Den största effekten uppstår när klassisk teknisk GIS-kompetensen kombineras med förståelse för verksamhetens mål och processer.
Ledningen engageras sällan av kartor i sig. För istället en dialog som fokuserar på frågor som:
- Hur kan vi fatta bättre beslut?
- Hur kan vi använda våra resurser smartare?
- Hur kan vi minska risker?
- Hur kan vi skapa bättre service för kunder och invånare?
Koppla alltid till verksamhetens mål, strategiska prioriteringar och lyckade exempel. Och bli riktigt bra på att prata om värde utan att nämna teknik och GIS.
Strategi och ROI
GIS är idag en teknologi med kapacitet att vara en verksamhetsövergripande organisationsförmåga. För att få utväxling på ett komplett GIS är det därför viktigt att ha ett strategiskt förhållningssätt, en tydlig vision och färdplan.
En traditionell GIS-strategi fokuserar ofta på teknik. En geospatial strategi utgår istället från verksamhetens mål och behov för att tydliggöra hur geografisk information och GIS ska skapa konkret verksamhets- och affärsnytta.
Denna verksamhets- och affärsinriktade strategin är alltså ett stöd för att prioritera data, teknik, kompetens och utvecklingsinsatser så att faktorerna tillsammans kan möta organisationens behov.
Många organisationer lyckas väl med enskilda projekt, men har svårare att skapa ett långsiktigt och brett verksamhetsvärde. Det kräver en tydlig vision, kontinuerlig prioritering och samordning mellan verksamhet, IT och GIS.
En geospatial strategi och strategisk rådgivning är ett stöd i att sätta och driva en riktning, identifiera nästa steg i utvecklingen och säkerställa att investeringar, kompetensutveckling och verksamhetsbehov hänger ihop med målet över tid.
Exempel på ROI-indikatorer att följa:
Effektivitet: handläggningstider, antal fel, ledtid för åtgärd (före/efter infört GIS-stöd)
Minskad risk: genomsnittlig avbrottstid, antal akuta ärenden per månad, andel planerat vs akut underhåll (före/efter infört GIS-stöd)
Säkerställd kvalitet: antal felprioriterade åtgärder, genomsnittlig ledtid (före/efter infört GIS)
Strategisk förmåga: antal processer som använder GIS (verksamhetsbredd), antal roller som använder GIS i sitt dagliga arbete (rollbredd), antal appar eller rapporter som bygger på datagrund (återanvändning av data)
Varsågod! Dra nytta av FAQ:n som ett stöd och verktyg i ett strategiskt förhållningssätt till GIS som en verksamhetsövergripande plattform.
Lästips
Nyfiken på geospatial strategi?
Få hjälp att ta fram er geospatiala strategi – lämna en intresseanmälan.
Läs mer om innehållet
