Organisationer upptäcker kort sagt att vägen till en bredare användning av GIS inte främst handlar om fler appar eller mer data. Den handlar om att skapa tillit. Och tillit byggs genom en kombination av tydlig styrning och hållbar förvaltning.
Ju mer central GIS-förmågan blir i en organisation, desto viktigare blir det helt enkelt att den styrs och förvaltas på ett genomtänkt och konsekvent sätt. I praktiken gäller det att säkerställa datakvalitet, ansvar, regelefterlevnad, informationssäkerhet och proaktivitet.
Informationssäkerhet som möjliggörare
Verksamheter där det finns osäkerhet kring vem som ansvarar för data, om informationen är korrekt eller vilka regler som gäller för delning tenderar alltså att bli försiktiga. Konsekvensen blir fler datasilos, dubbellagring av information, parallella lösningar och begränsad samverkan.
När ansvar, processer och säkerhetskrav däremot är tydliga ökar tilliten. Verksamheter vågar dela information. Fler användare får tillgång till rätt data. GIS kan användas i fler arbetsflöden och beslut.
Informationssäkerhet är med andra ord inte bara en fråga om att skydda information. Den skapar också förutsättningar för att data och information ska komma till användning på ett tryggt och effektivt sätt när och där den behövs.
Governance sätter ramarna
För att GIS ska fungera som en verksamhetsövergripande förmåga att lita på behövs alltså styrning. Med GIS-governance sätter organisationer upp de strukturer, principer och beslutsvägar som säkerställer att användningen av GIS utvecklas på ett kontrollerat sätt i linje med verksamhetens behov.
Rent konkret gäller det att besvara frågor som:
- Vem äger våra geodata?
- Vem ansvarar för informationsklassning?
- Vilka data får delas mellan medarbetare och verksamheter?
- Vilka säkerhetskrav gäller?
- Hur prioriteras nya lösningar?
- Vad ska jag som medarbetare göra om jag har ett nytt behov eller en idé om ny lösning?
Svar på frågeställningar som dessa skapar kort sagt de ramar som är en förutsättning för bredare användning, säkrare datadelning, informationssäkerhet och större verksamhetsnytta. Och du, glöm inte att ett ramverk för styrning är viktigt oavsett om organisationens GIS-implementation är molnbaserad i ArcGIS Online eller on premise genom ArcGIS Enterprise.
Hållbar förvaltning skapar stabilitet
Hållbar GIS-förvaltning gör sedan att GIS-miljön kan leverera värde i vardagen. I det ligger bland annat att jobba medvetet och strukturerat med uppgifter som:
- hantering av användare och behörigheter
- säkerhetsuppdateringar
- datakvalitet och metadata
- incidenthantering
- livscykelhantering
Ett proaktivt förhållningssätt till förvaltningen ger kort sagt en värdefull kontroll över sårbarheter och minskar dessutom personberoenden. I praktiken bäddar det för en stabilitet, säkerhet, kvalitet och tillit som gör att organisationen vill och kan växa med sitt GIS.
Tre frågor visar vägen
Organisationer som vill bredda användningen av GIS i sin verksamhet har avslutningsvis nytta av att ställa sig dessa tre frågor:
- Finns det tydligt dataägarskap för de geodata som används i verksamhetskritiska processer?
- Är ansvar för GIS, informationssäkerhet och verksamhetsutveckling tydligt fördelat mellan verksamhet, GIS och IT?
- Har vi en hållbar förvaltningsmodell som säkerställer att plattform, data och kompetens utvecklas över tid?
Om svaret på någon av frågorna är oklart finns det sannolikt en betydande potential att stärka organisationens GIS-förmåga genom att ta ett grepp om governance och hållbar förvaltning.
Genom att lägga tanke, tid och resurser på detta kommer organisationen att stärka GIS:ets position som en förmåga som hjälper en bredd av verksamhetsben att fatta bättre beslut och effektivisera arbetsflöden.
Lästips
Se webbinar: Trygg GIS-drift i praktiken
Lämna din e-postadress nedan för att få länken till webbinaret.
